Getting Things Done: Die GTD-Methode Schritt für Schritt erklärt

Getting Things Done - GTD-Methode

Getting Things Done: Unter diesem Begriff hat David Allen eine der bekanntesten Methoden zum Selbstmanagement für den beruflichen und privaten Alltag entwickelt. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen was hinter der GTD-Methode steckt und welche Stärken und Schwächen sie hat.

Sie bekommen einen Einblick, wie ich die GTD-Methode für mein eigenes Selbstmanagement und zur Erhöhung meiner Produktivität im Alltag nutze. Außerdem gebe ich Ihnen Tipps, wie Sie mit GTD starten können und die Methode auch für sich nutzen können.

Was ist die Getting Things Done Methode?

Getting Things Done, kurz GTD, ist eine Selbstmanagement Methode, die im gleichnamigen Buch durch den Produktivitäts Berater David Allen beschrieben wird. Die GTD-Methode beruht auf einer einfachen Annahme: Je mehr Informationen in unserem Kopf herumschwirren, desto schwieriger ist es zu entscheiden, welche Aufgabe Priorität hat und was beachtet werden muss.

Die Folge ist, dass wir mehr Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken, was wir als nächstes tun als die Aufgaben tatsächlich zu erledigen. Gleichzeitig führt die Flut an Informationen, gerade in heutigen Zeiten, zu Stress, Überforderung und Unsicherheit.

Die Idee der GTD-Methode ist daher, geplante Aufgaben und Projekte aus dem Gedächtnis zu verdrängen und in einem externen System abzulegen. Innerhalb dieses Systems werden die Projekte, Informationen und Ideen in einzelne umsetzbare Arbeitsaufgaben unterteilt. Auf diese Weise kann man sich auf die tatsächlich Umsetzung konzentrieren, anstatt seine Konzentration auf das ständige Hervorrufen von Informationen zu verschwenden.

Mehr als eine To-Do-Liste

Getting Things Done ist allerdings mehr als eine weitere To-Do-Liste, mit dem Ziel “Dinge zu erledigen”. Hinter GTD steckt ein Framework zum Sammeln von Aufgaben und Projekten. Das können sowohl vage Ideen und nicht ausformulierte Projekte wie “Auswahl und Aufbau meiner Küche” als auch konkret ausformulierte Aufgaben wie “Erstellung eines Content Briefings an Michelle zum Thema kleine Hunderassen” sein.

Allen beobachtete, dass unser Gehirn Informationen viel besser verarbeiten als speichern kann. Mit der GTD-Methode kann man sein geistiges Durcheinander in einem externen System ablegen und dieses System dann so organisieren, dass man sich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit konzentriert. Und gleichzeitig stellt man sicher, dass man nichts Wichtiges mehr vergisst.

Nehmen wir ein Beispiel: Angenommen Ihre Uhr ist kaputt. Anstatt das Ihr Gehirn Sie daran erinnert, wenn Sie tatsächlich an einem Uhrengeschäft vorbeifahren, haben Sie unterbewusst nur das Gefühl “Ich muss mich an etwas erinnern”. Sind Sie dann zu Hause angekommen sehen Sie die Uhr auf dem Tisch und denken sich: “Ach, ich wollte ja noch zum Uhrengeschäft fahren”. Ich denke jeder kennt vergleichbare Situationen.

Warum ist Getting Things Done so erfolgreich?

Was die GTD-Methode letztlich bietet ist ein einfach verständliches System, mit dem Sie den Überblick darüber behalten, was Sie tun müssen, was Sie tun sollten und welche Aufgaben oder Ideen Sie in Erwägung ziehen sollten.

Wenn Ihr Gehirn bzw. Ihr Unterbewusstsein Vertrauen in dieses System gefunden hat, dann wird es nicht ständig versuchen den Überblick über alle Aufgaben zu behalten und versuchen Sie daran zu erinnern, dass sie noch an etwas denken müssen. Das verringert sowohl im Beruf als auch im Privatleben den Stress und setzt wertvolle Zeit für andere Aufgaben frei.

Wann kann die GTD-Methode für mich interessant sein?

Probieren Sie die GTD-Methode aus, wenn Sie

  • sich von der Menge an Informationen und Dingen, die Sie behalten müssen, überfordert fühlen
  • Angst haben Dinge zu vergessen
  • den Überblick über viele verschiedene Aspekte und möglicherweise auch Aufgaben anderer behalten müssen
  • viele Projekte beginnen, aber Schwierigkeiten haben, diese zu beenden.

In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen guten Einblick, wie Sie ganz einfach mit Getting Things Done starten können.

Die 5 Schritte der Getting Things Done Methode

Die GTD-Methode besteht aus fünf einfachen Schritten, um alle wesentlichen Aufgaben zu systematisieren und festzuhalten.

Die 5 Schritte der GTD Methode

Die 5 Schritte der GTD Methode

Schritt 1: Sammeln

Zunächst einmal wird alles festgehalten, was einem in den Sinn kommt. Alle Aufgaben, Ideen, Termine, Projekte, Erinnerungen: Wirklich alles sollte in diesem Schritt erfasst werden. GTD gibt keine bestimmte Anwendung vor. Wie Sie Ideen sammeln bleibt Ihnen selbst überlassen, sollte aber möglichst in ihren normalen Tagesablauf passen. Das System muss so praktikabel sein, dass Sie alles was Ihnen in den Sinn kommt sofort erfassen und festhalten können. Es darf im Prinzip nie einen Grund geben, dass Sie sagen: “Das erfasse ich später auf meiner Liste.”.

Schritt 2: Verarbeiten

Die gesammelten Informationen und Aufgaben werden gesichtet und weiterverarbeitet. In diesem Schritt sollten Sie versuchen für jede Aufgabe klarzustellen, was damit gemeint ist und sie in das eigene Getting Things Done System einordnen. Kleinere Dinge werden sofort erledigt, Aufgaben, die sie nicht selbst erledigen können (oder wollen), werden delegiert und Informationen werden ihren Referenzen (z.B. einem Kunden) zugewiesen.

Alle noch offenen Aufgaben werden in klare und konkrete Handlungsschritte untergliedert. Sie schreiben nicht einfach nur “Website Relaunch” auf. Alle Aufgaben, die aus mehreren Schritten bestehen, sind in der Methodik von David Allen ein Projekt. Sie würden das Projekt Website Relaunch also in weitere kleinere Schritte untergliedern.

In diesem Video erklärt David Allen, wie Sie Ihre To-Do-Listen besser verarbeiten können:

Schritt 3: Organisieren

Die nun klar definierten Aufgaben und Arbeitsschritte werden anschließend in Kategorien anhand ihrer Priorität organisiert. Es werden Fälligkeitstermine zugewiesen und Sie richten sich Erinnerungen ein, damit Sie diesen Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt nachgehen können.

Sie erledigen allerdings noch keine der genannten Aufgaben. Stellen Sie lediglich sicher, dass alle Aufgaben an der richtigen Stelle platziert sind und entsprechende Reminder gesetzt sind. Sie nutzen diesen Schritt zur Arbeit mit Ihren Aufgabenlisten, Ihrem Posteingang und Ihrem Kalender.

Tipp: Größere Projekte setzen Sie auf eine eigene Liste: “Projekte”, in der sie alle größeren Arbeitspakete sammeln und nach und nach abarbeiten. Des Weiteren eignet sich eine Liste “Delegiert”, um einen Überblick über die Aufgaben zu behalten, die Sie an andere Personen verteilt haben.

Schritt 4: Durchsehen

Die Listen und Ordner werden regelmäßig durchgesehen, geordnet und aktualisiert. Die Aufgabenliste sollte täglich durchgesehen werden. Im Prinzip schauen Sie nach dem Abschluss einer Aufgabe auf ihre aktuelle Aufgabenliste und sollten relativ schnell erfassen können mit welcher Aufgabe Sie als nächstes fortfahren.

Wenn Sie beim Durchsehen der Listen merken, dass Aufgaben zu vage formuliert wurden, dann spezifizieren Sie diese oder brechen sie in einzelne Teilaufgaben auf. Sie sollten an dieser Stelle auch regelmäßig Ihren Fortschritt überprüfen. Gibt es Aufgaben, die bereits seit Wochen auf der To-Do-Liste stehen, aber immer wieder aufgeschoben werden? Dann blocken Sie sich gegebenenfalls für die nächsten Tage einen größeren Zeitslot in Ihrem Kalender, um diese Aufgabe tatsächlich anzugehen.

Schritt 5: Erledigen

Alle Informationen und Aufgaben sind geordnet und in kleine Arbeitsschritte unterteilt. Jetzt beginnt man mit den tatsächlichen Aufgaben und arbeitet diese Schritt-für-Schritt ab. Sie werden im Laufe der Zeit immer wieder damit konfrontiert werden, dass Sie nach der Erledigung einer Aufgabe auf Ihre To-Do-Liste schauen und sich die nächste Aufgabe vornehmen. Basierend auf diesen Prinzipien können Sie auswählen, was sie als nächstes erledigen:

  • Kontext: Sie werden das GTD Prinzip möglicherweise nicht nur im Büro anwenden, sondern später auch im privaten Bereich oder in einem Zweitjob. Vielleicht haben sie auch für jeden Aufgabenbereich eigene Aktionslisten erstellt. Im Kontext Beruf werden Sie keine Aufgaben aus dem Bereich privat abarbeiten. Abhängig vom aktuellen Kontext, in dem Sie sich befinden, wählen Sie Ihre Aufgabe aus der zugehörigen (Kontext-)Liste aus.
  • Zeit: Eine ganz einfache Frage, die sich stellen sollten: “Wie viel Zeit habe ich gerade jetzt zur Verfügung?” Wenn der nächste Call in 20 Minuten ansteht, dann macht es keinen Sinn mit Aufgaben zu starten, die vielleicht 60 Minuten dauern.
  • Energie: Unsere Leistungsfähigkeit unterliegt über den Tag verteilt Schwankungen. Der Biorhythmus eines Menschen verläuft zwar unterschiedlich. Sie werden aber gewisse Phasen und Tageszeiten feststellen, an denen Sie möglicherweise besonders produktiv sind. Es ist vielleicht keine gute Idee die wichtige Präsentation für den Vorstand nach einem ausgiebigen kohlenhydratreichen Mittagessen zu bearbeiten. Dafür eignen sich vielleicht eher die Morgenstunden, an denen wir in der Regel unsere höchste Konzentrationsphase haben.
  • Priorität: Basierend auf der täglichen Durchsicht Ihrer Aufgabenliste beziehen Sie die Prioritäten mit ein und wählen die Aufgaben mit höchster Priorität aus.

Das sind die Grundprinzipien von Getting Things Done. Die Schritte werden Ihnen dabei helfen Organisation in die vielen Gedanken und Aufgaben, die Sie in Ihrem Kopf haben, zu bringen.

Ablauf von Getting Things Done

Verfolgen wir die 5 Schritte nochmal über einen Entscheidungsbaum, um uns den Ablauf der GTD Methode besser vor Augen zu führen.

Wir werden den ganzen Tag über mit Informationen und Aufgaben konfrontiert. All diese Informationen wetteifern im Prinzip um unsere Aufmerksamkeit. Egal ob es sich dabei um konkrete Aufgaben, einfache Informationen wie Telefonnummern oder Erinnerungen oder Werbebotschaften handelt.

Im ersten Schritt müssen wir uns daher die Frage stellen: Worum handelt es sich bei dieser Information und muss ich daraus konkrete Handlungen ableiten?

Ablauf von Getting Things Done

Ablauf von Getting Things Done entlang des Entscheidungsbaums

Informationen, die nicht direkt umsetzbar sind

Aufgaben und Informationen, die nicht direkt umsetzbar sind, landen entweder im Papierkorb, werden zur Wiedervorlage gekennzeichnet oder einer Referenz zugeordnet.

Wir erhalten tägliche größere Mengen an Informationen, die wir eigentlich direkt wegsortieren oder in den Papierkorb legen können. Menschen tendieren zwar dazu, “digital zu hamstern”. An dieser Stelle sollten Sie sich allerdings nicht scheuen, Dinge, die Sie nicht mehr benötigen, zu löschen.

Wenn Sie entscheiden, dass die Information tatsächlich wichtig ist, dann legen Sie es entweder in einen Ordner ab (z.B. als Referenz zu einem Kunden) oder legen es auf Wiedervorlage (wenn die Information zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft werden muss).

Informationen, die umsetzbar sind

Projekte

Wenn die Informationen umsetzbar sind, dann muss weiter unterschieden werden. Handelt es sich um eine Aufgabe, die nicht in einem Schritt umsetzbar ist, dann wird daraus eher ein Projekt, welches weiterer Planung bedarf. Normalerweise werden im Laufe der Zeit mehrere Projekte aktiv sein, weshalb es so wichtig ist diese Projekte regelmäßig durchzugehen, zu überprüfen und nächste Schritte zu planen.

Die 2-Minuten-Regel

Wenn es sich bei den Informationen nicht um ein Projekt handelt und es tatsächlich in einem Schritt abgeschlossen werden kann, dann ist die nächste Frage, die Sie sich stellen müssen: “Ist die Aktion in weniger als 2 Minuten abschließbar?”. Wenn dies der Fall ist, dann bearbeiten Sie die Aktion sofort. Normalerweise dauert es länger diese schnell abschließbaren Informationen zu planen als sie direkt zu erledigen.

Oft schieben wir Informationen immer wieder auf und merken dann nach einigen Tagen: “Ach, das hat mich ja jetzt nur 2 Minuten gekostet.” Diesen Fehler sollten Sie nicht machen. Die 2-Minuten-Regel ist ein wesentlicher Bestandteil für eine gut aufgeräumte To-Do-Liste und für eine saubere E-Mail Inbox.

Delegieren oder Aufschieben

Wenn die Information länger als 2 Minuten zur Bearbeitung benötigt können Sie damit zwei Dinge tun. Entweder Sie entscheiden sich die Information zu delegieren oder Sie schieben die Information auf.

Wenn Sie die Information oder Aufgabe an eine andere Person delegieren, dann sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Information im Blick behalten und den Bearbeitungsstatus abfragen können. Achten Sie darauf, dass Sie die Information nicht einfach delegieren und vergessen. Vor allem, wenn Sie für die eigentliche Bearbeitung verantwortlich sind. Es ist wichtig, dass Sie den Abschluss der Aufgabe sicherstellen.

Wenn Sie die Information aufschieben müssen, gibt es in der Regel wieder zwei Fälle: Sie müssen Sie aufschieben, weil Sie von einer anderen Aufgabe, die noch nicht fertiggestellt ist, abhängig ist. Oder Sie müssen die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen.

Wenn letzteres der Fall sein sollte, dann legen Sie die Aufgabe in Ihren Terminkalender und bearbeiten Sie zum geplanten Zeitpunkt. Dazu zählen beispielsweise auch Besprechungen.

Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die von einer Aufgabe abhängig ist, dann setzen Sie sie auf ihre To-Do-Liste. Diese sollten Sie ja ohnehin regelmäßig durchgehen. Wenn die vorgelagerte Aufgabe dann erledigt wurde, kann die aktuelle Aufgabe in der Priorität nach oben rutschen.

Stärken und Schwächen der GTD-Methode

Stärken

Einer der größten Vorteile von GTD besteht darin, dass es Ihnen leicht fallen wird, den Überblick über ihre aktuellen Aufgaben zu behalten. Gleichzeitig zeigt die Methode transparent auf, was als Nächstes zu tun ist. Es legt auch großen Wert darauf, dass Ihre Aufgaben aus Ihrem Kopf in ein System gelangen, auf das Sie sich jederzeit berufen können. Sie vergessen dadurch weniger Aufgaben und werden von Ablenkungen befreit, die Sie darin hindern, effizient zu arbeiten.

Schwächen

Getting Things Done hat allerdings den Ruf kompliziert zu sein. Das muss es nach meiner Erfahrung nicht zwangsläufig sein. Wenn man es schafft das System zu verinnerlichen, dann dauert die Planung selbst nicht lange und die zuvor umfangreich beschriebenen Schritte werden intuitiv und schnell abgearbeitet.
Es gibt bei GTD nicht den einen perfekten Weg. Die Methode liefert zwar weitestgehend eindeutige Leitlinien, aber nicht die klare Herangehensweise, die Ihnen sagt: “Tun sie dies, dann das, dann jenes”.

Darüber hinaus gibt es (nach meinem Kenntnisstand) keine App die GTD vollständig abbildet. Vielmehr muss jeder selbst versuchen die Methodik auf sich, sein eigenes Ökosystem und seine Vorlieben zurecht zu schneiden.

Im Folgenden zeige ich Ihnen daher einmal, wie Sie mit Getting Things Done starten können und wie ich die GTD-Methode für mich adaptiert habe und erfolgreich nutze.

Wie kann ich mit GTD starten?

Obwohl GTD aus fünf einfachen Schritten besteht ist sie nicht immer einfach umzusetzen. Es gibt kein spezielles Tool und keine vorgeschriebene Anwendungsweise. Vielmehr liegt der Schlüssel zu einer dauerhaften Verwendung des GTD Prinzips darin, das System so einfach wie möglich zu halten und es gleichzeitig möglichst häufig zu verwenden. David Allen spricht sich nicht einmal für ein digitales oder analoges System aus – selbst das bleibt Ihnen und Ihren speziellen Vorlieben überlassen.

Sie werden wahrscheinlich bereits erste Bereiche oder Schritte der GTD-Methode in Ihrem Arbeitsalltag integriert haben. Möglicherweise führen Sie bereits eine To-Do-Liste analog oder digital. Wahrscheinlich haben Sie auch bereits regelmäßige Abstimmungstermine mit Ihrem Vorgesetzten, um Ergebnisse und Aufgaben zu besprechen und zu priorisieren.

Was benötige ich für den Start mit GTD?

Um die Getting Things Done Methode in Ihrem Arbeitsalltag zu verfestigen benötigen Sie zunächst das passende Werkzeug:

  • Sie brauchen ein Tool, um all Ihre Ideen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erfassen. Das kann ein einfaches Notizbuch sein, welches Sie bereits seit Jahren zur Erfassung Ihrer Aufgaben nutzen. Das kann aber auch eine To-Do-App sein, um sich zu organisieren. Letzten Ende kommt es auf Ihren eigenen Geschmack an, wie Sie persönlich am besten arbeiten können. Wichtig ist, dass ihr System die kurzfristige Erfassung von Aufgaben jederzeit ermöglicht. Wenn ihr Chef eine Aufgabe adhoc bearbeitet haben möchte oder regelmäßig mit Ideen auf Sie zukommt, dann benötigen Sie ein System, indem Sie diese Informationen direkt erfassen können.
  • Als nächstes benötigen Sie Zeit, die Sie sich wöchentlich oder täglich nehmen, um Ihre Aufgaben tatsächlich zu planen. Das ist etwas, was die meisten von uns leider nicht oder nicht konsequent genug umsetzen. Viel zu häufig arbeiten wir blind in den Tag hinein ohne das große Ganze im Blick zu haben oder zu hinterfragen, ob diese Aufgabe jetzt gerade die Aufgabe ist, die wirklich wichtig und dringend ist.
  • Neben der Zeit zur Planung benötigen Sie dann wieder Ihr Werkzeug zum Planen der Aufgaben, indem Sie nicht nur alles auflisten, sondern auch damit beginnen diese zu priorisieren. Sie sollten danach in der Lage sein, durch ein einfaches Scannen der Aufgabenliste, zu erkennen, welche Aufgabe am wichtigsten ist und wie viel Zeit einzelne Aufgaben in etwa benötigen werden.
  • Wie Sie Ihre zentrale Aufgabenliste organisieren bleibt Ihnen überlassen. Ich kann Ihnen an dieser Stelle nur den Tipp geben die Liste möglichst einfach und übersichtlich zu halten. Häufig fangen wir damit an die Liste mit immer neuen Features auszustatten: Kategorien, Flaggen, Kennzeichnungen, Farben etc. Das ist dann nicht mehr Sinn der Aufgaben- oder To-Do-Liste.
  • Ich persönlich erstelle mir jede Woche eine grobe Aufgabenliste, die ich dann täglich durchschaue und priorisiere, welche Aufgaben ich am heutigen Tag zwingend erledigen muss. Wenn ich schneller bin, dann nehme ich mir weitere Aufgaben von der Aufgabenliste, die für diese Woche vorgesehen waren.

Beispiel: So arbeite ich mit der GTD-Methode (und GoogleMail)

Es gibt viele Wege GTD für sich selbst zu nutzen. David Allens Vorgehen basiert eher auf einem analogen System. Mein System wird primär durch meine Arbeit im Digital Marketing geprägt und besteht aus einem Mix aus einem analogen Notizblock und zwei bis drei digitalen Werkzeugen wie GMail oder Trello. Genau so muss auch Ihr System auf Ihre eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sein, damit es für Sie bestmöglich funktioniert.

Hardware

  • Laptop: Microsoft Surface Pro zum Bearbeiten der Aufgaben, Erfassen und Abarbeiten der Inbox, Mitschreiben von Ideen und zur Projektplanung
  • Smartphone: Galaxy S10 um von unterwegs kleinere Aufgaben abzuarbeiten, zu dokumentieren und die Inbox zu screenen
  • Notizblock: Zur Wochen- und Tagesplanung sowie weiteren Notizen

Software

  • Google Mail als wesentliche Inbox für die GTD-Methode und als Referenz Ordnerstruktur
  • Trello zur Projektplanung, Dokumentation von Ideen und zur Aufzeichnung von delegierten Aufgaben
  • Google Calender zur Planung von aufgeschobenen Aufgaben, Meetings und zum Blocken von Konzentrationsphasen
  • Google Drive zur Ablage von sämtlichen Dokumenten und Dateien
  • Slack / Discord / Bitrix zur direkten Kommunikation mit Team Kollegen und Mitarbeitern

Aufbau der Inbox

Ich pflege im Prinzip zwei wesentliche Inboxen: Eine für meine Arbeit als Angestellter bei ehorses und eine weitere für meine Arbeit als Einzelunternehmer bei Möller Digital.

Die Struktur der Google Mail Labels bei ehorses sieht wie folgt aus:

Gmail Inbox Struktur - ehorses

Meine Gmail Inbox Struktur bei ehorses

Darüber hinaus pflege ich für meine Freelancer Tätigkeit eine ähnliche Ordnerstruktur in einer separaten Inbox.

Gmail Inbox Struktur - Möller Digital

Meine Gmail Inbox Struktur bei Möller Digital

Prozesse

  • Wochenplanung (wöchentlich, 30 Minuten): Jeden Montag Vormittag werden die Aufgaben der kommenden Woche gesammelt und geplant. Gab es Aufgaben, die in der vergangenen Woche von mir nicht fertiggestellt wurden? Welche Aufgaben gehe ich in dieser Woche priorisiert an?
  • Tagesplanung (täglich, 5 Minuten): An jedem Morgen verschaffe ich mir einen Überblick über die Tagesaufgaben. Welche Aufgaben stehen für den heutigen Tag an? Für welche Aufgaben sollte ich Zeitblocker anlegen? Welche Termine stehen heute an?
  • Tägliches Review (täglich, 10 Minuten): Am Ende des Tages erfolgt ein Review des Tages. Konnten alle geplanten Aufgaben abgeschlossen werden? Bin ich hinsichtlich der Wochenplanung “on track”? Muss ich Änderungen vornehmen oder umpriorisieren?
  • Kontextuelle Listen und Erweiterungen: Ich nutze das GTD Prinzip sowohl in meinem Angestelltenverhältnis als auch bei meiner Arbeit als SEO Freelancer. Für beide Bereiche gibt es jeweils eigene Systeme, die je nach Kontext Anwendung finden. Darüber hinaus kann ich empfehlen, dass für die Themen “Projekte”, “Ideen” und “Delegiert” jeweils eigene Listen angelegt werden, die nicht in der Google Mail Inbox oder einem Notizbuch liegen. Ich nutze hierzu die Software Trello.

Angewohnheiten

  • Planung von Konzentrationsphasen: Aufgaben oder Arbeitsschritte, die einen längeren Zeitraum zur Bearbeitung benötigen, lege ich mir in fix definierte Zeitblöcke, möglichst vormittags zwischen 9 und 12 Uhr.
  • Bewusstes Abkapseln: In den Konzentrationsphasen werden “Störer” wie E-Mail, Slack oder Discord auf stumm bzw. aus geschaltet.
  • Umgang mit Meetings: Ich versuche Meetings auf ein Minimum zu reduzieren. Es muss nicht für jede Kleinigkeit ein Meeting einberufen werden. Gleichzeitig versuche ich Meetings möglichst effizient zu gestalten. Darin inkludiert sind eine vernünftige Vorbereitung, eine klare Agenda und eine saubere Nachbereitung. Darüber hinaus sollte für jedes Meeting geklärt sein, wer die Moderation des Meetings übernimmt.

Tipps zur Nutzung von GTD

1. Finden Sie das System, welches für Sie tatsächlich in Frage kommt

Es gibt nicht die eine perfekte Anwendung von GTD. Passen Sie den GTD Workflow so an, dass er zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt. Nutzen Sie den grundlegenden Ablauf der GTD-Methode lediglich als Leitlinie, nachdem Sie Ihren eigenen individuellen Arbeitsablauf gestalten und ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen. Machen Sie sich weniger Gedanken über das “Einhalten der Regeln” und achten Sie vielmehr darauf, dass das System GTD für Sie funktioniert.

2. Nutzen Sie nicht zu viel Zeit, um das perfekte System zu finden

Man kann sicherlich den ganzen Tag mit der Perfektionierung der eigenen GTD-Methode verbringen. GTD ist aber gerade dazu gedacht Dinge zu erledigen. Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit darauf, eine eigene Methode zu entwickeln die zu 100% zu Ihnen passt. Manchmal reichen auch 80%.

3. Seien Sie realistisch, was Sie tatsächlich schaffen können

Setzen Sie sich nicht 15 Dinge auf die To-Do-Liste für den aktuellen Tag. Am Ende des Tages sind Sie nur enttäuscht, wenn Sie gerade einmal die Hälfte der Aufgaben abhaken konnten. Konzentrieren Sie sich vielmehr auf einige wenige wichtige Aufgaben und versuchen diese sicher abzuschließen und wenn Sie dann noch Zeit haben, nehmen Sie sich 2-3 weitere Aufgaben vor. Damit geht man am Ende viel zufriedener in den Feierabend und man freut sich darauf am nächsten Tag die nächsten Aufgaben angehen zu können.

4. Legen Sie sich feste Zeitblöcke für Ihre Aufgaben fest

Ich lege mir persönlich eigentlich immer feste Zeitblöcke über den Tag verteilt fest, in dem ich meine Aufgaben erledigen will. Diese sind je nach Komplexität unterschiedlich lang. Eine beliebte Methode für das sogenannte Timeboxing (Reservierung von festen Zeitblöcken für Aufgaben) ist beispielsweise die Pomodoro-Methode. Die grundlegende Idee besteht darin, sich für eine Aufgabe einen Timer von 25 Minuten zu stellen und seine Arbeit in dieser Zeit in Angriff zu nehmen und danach 5 Minuten Pause zu machen. Für mich persönlich ist die Pomodoro Methode weniger geeignet, da komplexere Aufgaben in 25 Minuten nicht zu erledigen sind und mich die 25 Minuten Timer nur aus der Konzentration reißen würden.

5. Nehmen Sie den Review Schritt als obligatorisch wahr

Wenn Sie damit anfangen den Review Schritt zu überspringen oder regelmäßig ausfallen zu lassen, dann beginnt man schnell damit diesen Schritt gar nicht mehr umzusetzen. Davon kann ich nur abraten. Wenn man nicht regelmäßig den Stand der Aufgaben und seine eigenen Verhaltensweisen reflektiert nutzt man nicht das volle Potenzial der GTD-Methode.

Getting Things Done in a nutshell

Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesem Artikel einen guten Überblick über die GTD-Methode geben. Inzwischen hat sich rund um Getting Things Done eine eigene Community mit vielen Informationen gebildet, die Ihnen den Einstieg weiter erleichtern werden. Allein David Allens Website gettingthingsdone.com ist voll von weiteren Ressourcen, die Ihnen bei der Umsetzung helfen werden.

Nutzen Sie Getting Things Done vielleicht bereits für Ihr eigenes Selbstmanagement? Dann bin ich gespannt auf Ihr Feedback. Habe ich wichtige Punkte vergessen? Haben Sie Tipps, die Sie teilen möchten? Schreiben Sie mir gerne in den Kommentaren. Ich bin gespannt auf Ihr Feedback.

Weiterführende Ressourcen zur GTD-Methode

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